最速対応するためにはどうすればよいか

　企業のマイナンバーに関連する業務は人事・経理・情報システムにまたがるため、実務対応を推進する責任者を定めたあと、明確な範囲の権限を委託することが、実行を最速化します。

　マイナンバー対応は、マイナンバーを扱う業務の洗い出しから始めます。

　限られた期間、スタッフで準備するためには、緊急性の高い業務を抽出し、そこから対応していくという優先順位付けが大切です。

　最も緊急性が高いと思われるのは、アルバイトやパートなど短期雇用が日常的に多い業務です。

　マイナンバーを扱う件数が少ない業務であれば、後回しにするという判断となります。 

　実務対応の節目としたいのは、2015年10月、2016年1月、2016年4月、2016年12月です。

　マイナンバーに関連する業務の人手とリスクを最小化することを狙います。

　例えば、マイナンバーや身元を確認したり、それらを電子化して取り扱ったりする部署を限定し、その部署での業務フローを決めます。

　【業務例】

　　・入社に係わるフロー

　　・退社に係わるフロー

　　・身上関係変更に係わるフロー

　　・組織異動に係わるフロー

　　・休職・復職 に係わるフロー

　　・社会保険算定基礎・月額変更に係わるフロー

　　・証明書発行に係わるフロー

　　・納税代行に係わるフロー

　　・給与支払に係わるフロー

　　・保険給付申請に係わるフロー

　　・労災給付申請に係わるフロー　など

　一方で、利用目的に合致した業務に関係のない社員が、他人のマイナンバーを参照できないようにします。限定された部署だけがマイナンバーを扱う形にすれば、他の部署は業務フローを変えずにすむので、その分人手がかからず、リスクも減らせます。

　部署を限定するだけでなく、システムを分けることで、強固なセキュリティを狙います。

　人事システム、勤怠管理システム、財務・会計システムと関連する社内システムの改修やバージョンアップは複雑になることが予想されるでしょう。

　そこで、既存のシステムになるべく手を入れることなく、既存システムの情報とマイナンバー情報を連携して必要な書類の作成を行う マイナンバー対応の専用システム が各社から提供され始めています。

　マイナンバーの取得から保管、利用、帳票出力をカバーするマイナンバー対応の専用システムを、別途追加導入する考えもあります。このような独立したシステムなら、目的外の利用を防ぐ対策がとりやすく、強固なセキュリティを実装することも可能です。

　また、マイナンバーを扱う部署と担当者を限定できる企業規模であるならば、現有のファイルサーバーなどのアクセス権限を見直す考えもあります。 

　Ｐマークを取得していたり、企業内で個人情報保護管理規程を定めているからといって、何もしなくても良いことはありません。

　個人情報保護法とは要求事項がかなり違うので、追加対策が必要です。